نام کاربری يا گذرواژه خود را فراموش کرده ايد؟
تماس با ما تماس با ما
اخبار اخبار
پرتال مشتریان پرتال مشتریان
خدمات خدمات
محصولات محصولات
یگانه یگانه
خانه

نرم افزار اتوماسیون اداری نرم افزار اتوماسیون اداری

سیستم دبیرخانه یگانه نرم افزاریست توانا برای مدیریت امور دبیرخانه سازمان ها و شركت های مختلف با قابلیت های بسیار، امنیت بالا و كاربری آسان با مزیت بررسی كارتابل به صورت تحت شبکه یا تحت وب.

در این سیستم ثبت و گردش كلیه مكاتبات سازمان بصورت الكترونیكی و بی نیاز از جا به جایی فیزیكی نامه انجام می شود، تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الكترونیكی آرشیو می شود. سیستم دبیرخانه بدون كاغذ یگانه با برچیدن روش های سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراكندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات، موجب حركت به سوی استاندارد های نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده است.

از ویژگی های در خور توجه سیستم یگانه قابلیت تعریف قالب نامه ها و قابلیت خواندن اطلاعات مورد نیاز نامه و درج اتوماتیک در قالب نامه، و ارتباط بین چند دبیرخانه ها با هم می باشد.

قابلیت ها و امكانات عمومی سیستم

  • ثبت كلیه مشخصات نامه های وارده و صادره اعم از: نوع نامه، طبقه بندی نامه، ارجحیت نامه، موضوع نامه، تاریخ ثبت، شماره نامه، شماره اندیكاتور، مضمون نامه، رونوشت ها و ....
  • تعریف و ثبت طرف مكاتبات سازمان اعم از : اشخاص، شركت ها، ادارات و ...
  • امكان ثبت نامه ها و پیوست های یك نامه اعم از : عطف، پیرو، و ...
  • امكان دسترسی به نامه های پیرو و عطف هر نامه و رزرو شماره نامه صادره
  • تعریف چارت سازمان داخلی بصورت درختواره
  • امکان پیوست انواع فایل ها به نامه از جمله PDF، Excel و ........... و ارتباط با آن نرم افزارها
  • امكان نمایش اطلاعات نامه بر اساس صادره ، وارده و ... با تعیین تعداد نامه قابل نمایش در یك فرم
  • امکان تنظیم ستون های جدول گزارش از نامه ها درصفحه اصلی به همراه چاپ و انتقال آنها به نرم افزار Wordو Excel
  • جستجوی سریع بر اساس : موضوع، سازمان بیرونی، سازمان داخلی، مضمون نامه، تاریخ ثبت، تاریخ نامه، شماره اندیكاتور، شماره دبیرخانه مركزی و یا حتی بر اساس ارجاعات آن ... .
  • اصلاح اطلاعات پایه درج شده در سیستم مانند: انواع نامه ها (فاكس،و ...)، انواع طبقه بندی (عمومی، عادی، محرمانه و ... )، ارجحیت نامه ( عادی، فوری، آنی) انواع وضعیت ( اصل، كپی، المثنی و ... )، سمت ها، دبیرخانه ها و ...

اسكن و بایگانی

  • قابلیت اتصال به انواع اسكنرهای تك برگی و دسته ای
  • امكان درج محل فیزیكی نامه ها، پرونده ها و زونكن های بایگانی
  • امكان ایجاد كپی متعدد از یك نامه و بایگانی آنها در زونكن های مختلف
  • انجام عملیات بایگانی نامه و طبقه بندی اسناد بر اساس دسته بندی و زونكن های مختلف
  • امكان Scan تصاویر با فرمت های Jpg و Tiff و ذخیره آنها در بانك اطلاعاتی سیستم
  • امكان خواندن تصاویر نامه ها به صورت گروهی با اسكنر های Feeder
  • امكان ویرایش در تصاویر مانند چرخش، تعیین مقیاس تصویر، برزگنمایی، كوچك نمایی، پاراف و همچنین چاپ آن نامه در سایزهای مختلف
  • فشرده سازی حجم تصاویر نامه ها و جداسازی فایل های تصویری سال های گذشته جهت افزایش سرعت سیستم
  • ...

Word

  • تایپ نامه توسط ویرایشگر2013 / MS Word 2007/2010
  • امكان تعریف و ذخیره الگو و قالب های متنوع برای متن نامه ها در نرم افزار Word
  • ذخیره قالب و متن فایل های Word در بانك های اطلاعاتی سیستم جهت جلوگیری از آشفتگی و پراكندگی فایل متنی نامه ها
  • قابلیت گزارشگیری و جستجوی كامل در متن فایل های Word (مفهومی)
  • امکان گروه بندی قالب نامه ها برای دسترسی سریع و اعطای مجوز روی گروه قالب ها به کاربران
  • امكان گزارش گیری پویا بر اساس محدوده تاریخ ثبت، فرستنده، گیرنده، رونوشت، شماره نامه، موضوع نامه، تعداد نامه های ثبت شده توسط هر کاربر و ...
  • امكان تعریف الگو و قالب های مختلف جهت تنظیم شماره اندیكاتور برای هر دبیرخانه
  • امكان صدور كلیه گزارش های پویا و آماری به نرم افزارهای Word و Excel
  • امكان ارتباط با بانك های اطلاعاتی دیگر و درج اطلاعات در متن نامه
  • امكان تهیه گزارشات متنوع به صورت كلی، نموداری، آماری، جدولی
  • گزارش از مكاتبات وارده ، صادره، داخلی و ...
  • گزارش از دفتر اندیكاتور
  • ...

كارتابل

  • امكان تعریف كارتابل برای مدیران، كارشناسان و كارمندان
  • توزیع سریع نامه های وارده بین گیرندگان داخلی سازمان (ارجاع سریع)
  • امكان ارجاع همزمان یك نامه وارده به چندین واحد یا شخص
  • امکان ارجاع گروهی نامه ها به یک شخص
  • امكان تعریف كارتابل برای هر واحد
  • نمایش سریع نامه های مرتبط با نامه
  • امكان استفاده از قلم نوری جهت پاراف و صدور دستور (ارجاع)
  • امكان ثبت نامه های داخلی، پیش نویس و جواب نامه
  • پاسخ به نامه های وارده و نامه های داخلی جهت تسریع در عملکرد پاسخگویی
  • نمایش مشخصات نامه های ارجاعی بدون باز نمودن نامه ها در صفحه اصلی كارتابل
  • ارجاع نامه توسط یك پرسنل برای پرسنل یا واحدهای دیگر با رعایت سطح دسترسی
  • امكان مرتب نمودن نحوه نمایش نامه ها دركارتابل به دلخواه بر حسب،تاریخ ثبت، تاریخ ارجاع، موضوع، شماره نامه ، ...
  • تهیه فهرستی از عبارت های پر استفاده هر مدیر در سرویس ارجاعات نامه به منظور نوشتن سریع دستورات با استفاده از کلید های میانبر
  • امکان پیگیری نامه های ارجاعی به افرادی که روی نامه ارجاع شده اقدام ننموده اند و ...
  • ...

مدیریت سیستم

  • تعریف یك یا چند دبیرخانه متمركز و غیر متمركز
  • امكان استفاده كاربران متعدد بطور همزمان از سیستم
  • امكان تغییر تنظیمات پیش فرض سیستم برای سهولت كار
  • امكان تعریف كاربران و تعیین سطح دسترسی دقیق هر یك از آنها
  • تعریف پیش کد برای دبیرخانه جهت شماره گذاری نامه های صادره هر دبیرخانه
  • امكان پیگیری تغییرات اعمال شده روی اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت كننده، تاریخ و زمان ثبت. (Log)
  • امكان تبدیل متن پیغامهای سیستم از انگلیسی به فارسی توسط مدیر سیستم جهت جلوگیری از خطاهای كاربر
  • قابل اجرا در كلیه سیستم عامل های ویندوز (xp, Seven, 8.1, 10, Server2008, server2012)
  • تحت شبكه LAN و Windows Server(2008,1012) و پایگاه داده ای, 2014 SQL Server 2008 , 2012
  • امکان ارتباط دو دبیرخانه و ارسال نامه از یک دبیرخانه به دبیرخانه دیگر حتی در فواصل زیاد
  • تهیه نسخه پشتیبان(Backup ) به صورت دوره ای و اتوماتیك
  • امكان تغییر رنگ پنجره های پر كاربرد جهت كاهش خستگی كاربر
  • امکان تعیین گروه کاری

لیست امکانات کارتابل

  • نمایش تمامی ارجاعات و رونوشت های در صفحه اصلی با امکان تفکیک آنها
  • امکان رویت مشخصات نامه با جابجایی روی لیست نامه بدون باز نمودن نامه
  • امکان مشاهده پاراف متنی و تصویری آخرین شخص ارجاع دهنده نامه به شما
  • نمایش امکانات جستجو در کنار لیست نامه ها بر جستجوی سریع
  • وجود نوار ابزار کامل و کلیدهای میانبر برای دسترسی سریع به ابزار
  • امکان تشخیص نامه های مشاهده شده و عکس آن
  • وجود ساختار درختی کارتابل برای هر دبیرخانه با امکان تفکیک نامه به صورت کارتابل، ارجاع شده، نامه داخلی، رونوشت و همچنین نمایش تعداد نامه های موجود در هر پوشه
  • امکان نمایش کلیه سوابق ارجاع یک نامه از ابتدا تا انتها همراه با پاراف های متنی و تصویری روی آن نامه
  • ارجاع نامه با پاراف متنی و با استفاده از قلم نوری
  • انتخاب شخص ارجاع شونده بصورت های مختلف از قبیل کدهای ثابتی که به اشخاص در چارت سازمانی داده شده (جهت توزیع سریع نامه)، انتخاب از لیست و همچنین انتخاب از ساختار درختی چارت سازمانی
  • ثبت اتوماتیک تاریخ ارجاع و بایگانی پس از ارجاع
  • امکان درج مهلت اقدام نامه و همچنین انتخاب گزینه بایگانی نامه پس از ارجاع
  • امکان مشاهده تصویر نامه هم از طریق آیکون تصویر در فرم اصلی برنامه و هم از طریق صفحه مشخصات نامه
  • امکان تفکیک و پیگیری نامه های ارجاع شده بصورت نامه ای که افراد بعدی روی آنها اقدامی نموده اند یا خیر
  • امکان پاراف متنی و تصویری با استفاده از قلم نوری بروی تصویر اسکن شده نامه ها
  • امکان ارسال رونوشت از یک نامه به دیگر اشخاص در سازمان
  • امکان پاسخگویی سریع نامه ها ی وارده با استفاده از گزینه جواب نامه ها
  • امکان ارجاع، بایگانی و جواب نامه در صفحه نمایش اسکن تصویری نامه ها
  • امکان مشاهده متن تایپی (Word) که به نامه ها پیوست شده باشد.
  • امکان مشاهده لیست نامه به تفکیک شخص ارجاع دهنده از طریق انتخاب شخص از چارت سازمانی
  • امکان تفکیک نامه های ارجاعی بصورت ( امروز، دیروز، هفته گذشته، ماه اخیر و ماه های سال)
  • امکان ایجاد بایگانی و زونکن های شخصی برای نامه بصورت درختواره
  • امکان درج توضیحات و ویرایش روی پوشه های بایگانی، زونکن ها و نامه ها
  • امکان جستجوی کدی و عبارتی از چارت بایگانی و چارت سازمانی
  • ثبت پیش نویس نامه (پیش نویس صادره) با درج فیلدهای گیرنده، فرستنده، مضمون، تاریخ و ... و همچنین الصاق فایل Word نامه
  • ارجاع پیش نویس نامه برای اشخاص دیگر و یا دبیرخانه برای درخواست شماره ی دبیرخانه و ارسال آن به بیرون از سازمان
  • امکان ثبت نامه های داخلی سازمان با درج مضمون نامه و الصاق فایل تصویری یا متنی (Word) و ارجاع آن به کاربران کارتابل
  • امکان تعریف کلیدهای میانبر برای درج کلمات تکراری در پاراف و قسمت های دیگر برنامه و یا انتخاب لیستی از کلمات تکراری
  • ذخیره یاداشت های شخصی با امکان درج تاریخ ایجاد و تفکیک یاداشتها بر اساس تاریخ (امروز، دیروز و ... )
  • امکان انتخاب ستونهای لیست نامه در فرم اصلی برنامه
  • امکان مشاهده پیوستهای نامه از قبیل PDF و . . .
  • امکان تغییر سال در لیست نامه
  • تغییر رمز کاربری و نگهداری از آن
  • امکان نمایش و چاپ کاربران فعال
  • امکان خروج از نرم افزار و ورود کاربر دیگر
  • امکان ارجاع محرمانه
  • امکان اضافه شدن فایل پیوست به ارجاعات