نام کاربری يا گذرواژه خود را فراموش کرده ايد؟
تماس با ما تماس با ما
اخبار اخبار
پرتال مشتریان پرتال مشتریان
خدمات خدمات
محصولات محصولات
یگانه یگانه
خانه

نرم افزار بایگانی اسناد نرم افزار بایگانی اسناد

در عصر ارتباطات، سرعت دسترسی به اسناد و اطلاعات نقش بسزائی ایفا می کند در اکثر سازمانها، شركتها و مراكز اطلاعاتی برای ایجاد، نگهداری و مراجعه سریع و آسان به گونه های مختلف اطلاعات از قبیل اسناد، نقشه ها، عکس ها، فیلم ها، فایل های مختلف و غیره... نیاز به سیستم بایگانی اسناد و مدارک احساس می شود.

چرا که اسناد به مرور زمان و استفاده بیش از حد فرسوده شده و از بین رفته و مسائلی دیگری همانند: امنیت اسناد در عصر اطلاعات، کمبود فضای بایگانی، کاهش هزینه ها (نیروی انسانی در بایگانی های سنتی) و دسترسی آسان و سریع به مدارک و اسناد باعث شده نسبت به گذشته احساس نیاز بیشتری به استفاده از سیستم های مكانیزه در مراكز بایگانی و چرخه مكاتباتی سازمان خود داشته باشید.

بایگانی اسناد یگانه نرم افزاری است پرسرعت، قدرتمند و با کاربری بسیار آسان، جهت استفاده در بایگانی سازمان ها، آموزشگاه ها و شركت های مختلف با قابلیت های مناسب.

امکانات نرم افزار

1- امکان ثبت پرونده با مشخصات اولیه (Header)

  • تاریخ و ساعت ثبت سند
  • شماره پرونده و زونکن
  • کاربر ثبت کننده سند در برنامه
  • کلمات کلیدی و خاص برای پیدا نمودن سند
  • خلاصه موضوع سند و مدرک
  • طبقه بندی پرونده
  • امکان جستجوی بر اساس کلیه مشخصات وارد شده در هر سند
  • ثبت فیلد دلخواه کاربری متناسب با آیتم های سند
  • امکان ارتباط بین سند های مرتبط به صورت گرافیکی
  • امکان ارتباط بین اسناد در بایگانی های مختلف

2- امکان دسته بندی پرونده ها بر اساس موضوع پرونده

  • مثال (پرونده دانشجویان، پرونده کارمندان، پرونده پروژه های تحقیقاتی (به صورت شاخه های درختی
  • امکان الصاق فیلدهای مورد نظر کاربر به هر موضوع و قابلیت ورود اطلاعات آن برای هر سند و مدرک

3- امکان الصاق پیوست های مختلف به یک پرونده

با فیلد های: توضیحات

فرمت پیوست ) عکس ، فایل Word ، فیلم و ... (

نوع سند ) قرارداد ، فتوکپی شناسنامه و .. (

امکان پیوست نمودن فرم های اداری و دلخواه هر سازمان به سند (فرم ساز)

امکان دیدن آخرین تاریخ ویرایش پیوست های سند

4- امكان امانت دهی یك سند

  • ثبت تاریخ امانت دهی سند
  • ثبت مشخصات شخص امانت گیرنده
  • مشخص نمودن تاریخ بازگشت سند
  • ثبت تاریخ عودت سند
  • تغییر وضعیت سند هنگام امانت دهی

قابلیت ها:

  • امکان Scan تصاویر به دو فرمت jpg و Tiff از درون سیستم
  • امکان ویرایش تصویر در درون نرم و امكان چاپ هر سند در سایزهای مختلف
  • امکان ویرایش فایل و قالب های Word با نرم افزار (درج اتوماتیک فیلدهای یک سند در فایل Word)

5- تعریف فرمت پیوست ها

  • عنوان
  • پسوند فایل ها
  • امکان انتخاب اینکه فایلها در SQL server نگهداری شود یا خیر
  • امکان اضافه کردن فیلدهای دلخواه کاربر به پیوست ها
  • امکان تعیین ضروری بودن یک نوع سند در یک نوع پرونده

6- امکان دسته بندی پرونده ها در زونکن های مختلف

  • امکان تعریف زونکن ها و موضوعات به صورت درختی
  • امکان اختصاص یک پرونده به یك و یا چند زونکن
  • درج مکان فیزیکی و توضیحات زونکن های تعریف شده بایگانی
  • نمایش محل بایگانی سند در لیست صفحه اصلی برنامه (نوار وضعیت)

7- برخی از گزارشها

  • گزارش از پرونده های دسته بندی شده به صورت تفكیكی
  • گزارشهای پویا بر اساس تمامی آیتمهای درج شده اسناد
  • گزارش از یک سند خاص در کلیه پرونده ها
  • جستجوی مفهومی در متن فایل Word پیوستی سند
  • امكان تهیه گزارشات متنوع به صورت كلی، نموداری، آماری، جدولی
  • امكان صدور كلیه گزارش های پویا و آماری با نرم افزارهای Word و Excel . . .
  • گزارش از خروج و ورود کاربران به برنامه و همچنین کاربران فعال در برنامه

امکان مدیریت چند بایگانی مختلف در نرم افزار

  • تعریف چند بایگانی مختلف برای قسمتهای جداگانه از سازمان
  • امکان بایگانی پیوستهای (فایلهای) اسناد سالهای گذشته و خروج آن از سیستم برای افزایش سرعت در حجم اطلاعات بالا و عدم نیاز به سخت افزار بالاتر

9- امکانات مدیریت نرم افزار

  • امكان استفاده كاربران متعدد بطور همزمان از سیستم در شبکه
  • امكان تعریف كاربران و تعیین سطح دسترسی دقیق هر یك از آنها برای امنیت بیشتر
  • امکان جستجو در سطوح دسترسی
  • امكان تغییر تنظیمات پیش فرض و ظاهر سیستم برای سهولت كار کاربران
  • امكان پیگیری تغییرات اعمال شده روی اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت كننده، تاریخ و زمان ثبت. (Log)
  • انتقال اطلاعات حذف شده (بازیابی) از لیست اسناد در حذف شده ها و استفاده مجدد آن
  • امكان تبدیل متن پیغامهای سیستم از انگلیسی به فارسی توسط مدیر سیستم جهت جلوگیری از خطاهای كاربر
  • تهیه نسخه پشتیبان(Backup) و همچنین بازیابی نسخه پشتیبان(Restore ) از داخل نرم افزار
  • قابل اجرا و نصب در كلیه سیستم عامل های ویندوز (Vista,Seven,xp,Server2003,Server2008)
  • تحت شبكه LAN و Windows2003 Server و پایگاه داده ایSQL Server
  • برنامه نویسی با استفاده از Borland Delphi 7.0و بر اساس استانداردهای بین المللی تولید نرم افزار
  • امکان جدا کردن فایل های پیوست در داخل فولدر
  • ...