نام کاربری يا گذرواژه خود را فراموش کرده ايد؟
تماس با ما تماس با ما
اخبار اخبار
پرتال مشتریان پرتال مشتریان
خدمات خدمات
محصولات محصولات
یگانه یگانه
خانه

نرم افزار دبیرخانه نرم افزار دبیرخانه

سیستم دبیرخانه یگانه نرم افزاریست توانا برای مدیریت امور دبیرخانه سازمان ها و شركت های مختلف با قابلیت های بسیار، امنیت بالا و كاربری آسان.

در این سیستم ثبت و گردش كلیه مكاتبات سازمان بصورت الكترونیكی و بی نیاز از جا به جایی فیزیكی نامه انجام می شود، تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الكترونیكی آرشیو می شود. سیستم دبیرخانه بدون كاغذ یگانه با برچیدن روشهای سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراكندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حركت به سوی استاندارد های نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده است.

در كنار تمامی قابلیت هایی كه یك نرم افزار دبیرخانه باید داشته باشد از ویژگیهای در خور توجه سیستم یگانه قابلیت تعریف قالب نامه ها و قابلیت خواندن اطلاعات مورد نیاز نامه از دیگر نرم افزار ها یا بانكهای اطلاعاتی می باشد.

قابلیت ها و امكانات عمومی سیستم

  • ثبت كلیه مشخصات نامه های وارده و صادره اعم از: نوع نامه، طبقه بندی نامه، ارجحیت نامه، موضوع نامه، تاریخ ثبت، شماره نامه، شماره اندیكاتور، مضمون نامه، رونوشت ها و ....
  • تعریف چارت سازمان داخلی بصورت درختواره
  • تعریف و ثبت طرف مكاتبات سازمان اعم از: اشخاص، شركت ها، ادارات و ...
  • امكان ثبت نامه ها و پیوست های یك نامه اعم از: عطف، پیرو، بازگشت و ...
  • امکان پیوست انواع فایل ها به نامه از جمله ........... ، PDF، EXE و ارتباط با آن نرم افزارها
  • امكان نمایش اطلاعات نامه بر اساس صادره ، وارده و ... با تعیین تعداد نامه قابل نمایش در یك فرم
  • امکان تنظیم ستون های جدول گزارش از نامه ها در صفحه اصلی به همراه چاپ و انتقال آنها به نرم افزار Wordو Excel
  • جستجوی سریع بر اساس : موضوع، سازمان بیرونی، سازمان داخلی، مضمون نامه، تاریخ ثبت، شماره اندیكاتور، تاریخ نامه، شماره دبیرخانه مركزی و یا حتی بر اساس ارجاعات آن ... .
  • اصلاح اطلاعات پایه درج شده در سیستم، مانند: انواع نامه ها (فاكس، و...)، انواع طبقه بندی (عمومی، عادی، محرمانه و ...)، ارجحیت نامه ( عادی، فوری، آنی) انواع وضعیت (اصل، كپی، المثنی و ...)، سمت ها، دبیرخانه ها و ...
  • امكان دسترسی به نامه های پیرو و عطف هر نامه
  • امكان رزرو شماره نامه برای نامه های صادره
  • ...

اسكن و بایگانی

  • قابلیت اتصال به انواع اسكنرهای تك برگی و دسته ای
  • امكان درج محل فیزیكی نامه ها، پرونده ها و زونكن های بایگانی
  • امكان ایجاد كپی متعدد از یك نامه و بایگانی آنها در زونكن های مختلف
  • انجام عملیات بایگانی نامه و طبقه بندی اسناد بر اساس دسته بندی و زونكن های مختلف
  • امكان Scan تصاویر با فرمتهای Jpg و Tiff و ذخیره آنها در بانك اطلاعاتی سیستم
  • امكان خواندن تصاویر نامه ها به صورت گروهی با اسكنر های Feeder
  • امكان ویرایش در تصاویر مانند چرخش، تعیین مقیاس تصویر، برزگنمایی، كوچك نمایی، پاراف و همچنین چاپ آن نامه در سایزهای مختلف
  • فشرده سازی حجم تصاویر نامه ها و جداسازی فایلهای تصویری سالهای گذشته جهت افزایش سرعت سیستم
  • ...

Word

  • تایپ نامه توسط ویرایشگر2007 و MS Word 2003
  • امكان تعریف و ذخیره الگو و قالب های متنوع برای متن نامه ها در نرم افزار Word
  • ذخیره قالب و متن فایلهای Word در بانكهای اطلاعاتی سیستم جهت جلوگیری از آشفتگی و پراكندگی فایل متنی نامه ها
  • امکان گروه بندی قالب نامه ها برای دسترسی سریع و اعطای مجوز روی گروه قالب ها به کاربران
  • قابلیت گزارشگیری و جستجوی كامل در متن فایل های Word (مفهومی)
  • امكان تعریف الگو و قالب های مختلف جهت تنظیم شماره اندیكاتور برای هر دبیرخانه
  • امكان تهیه گزارشات متنوع به صورت كلی، نموداری، آماری، جدولی
  • امكان صدور كلیه گزارش های پویا و آماری به نرم افزارهای Word و Excel
  • گزارش از دفتر اندیكاتور
  • گزارش از مكاتبات وارده ، صادره، داخلی و ...
  • امكان گزارش گیری پویا بر اساس محدوده تاریخ ثبت، فرستنده، گیرنده، رونوشت، شماره نامه، موضوع نامه، تعداد نامه های ثبت شده توسط هر کاربر و ...

مدیریت سیستم

  • تعریف یك یا چند دبیرخانه متمركز و غیر متمركز
  • امكان استفاده كاربران متعدد بطور همزمان از سیستم
  • امكان تغییر تنظیمات پیش فرض سیستم برای سهولت كار
  • امكان تعریف كاربران و تعیین سطح دسترسی دقیق هر یك از آنها
  • تعریف پیش کد برای دبیرخانه جهت شماره گذاری نامه های صادره هر دبیرخانه
  • امكان پیگیری تغییرات اعمال شده روی اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت كننده، تاریخ و زمان ثبت. (Log)
  • امكان تبدیل متن پیغامهای سیستم از انگلیسی به فارسی توسط مدیر سیستم جهت جلوگیری از خطاهای كاربر
  • قابل اجرا در كلیه سیستم عامل های ویندوز ( Vista, Seven, xp)
  • تحت شبكه LAN و Windows 2003 Server و پایگاه داده ای .SQL Server 2000 , 2005,2008
  • امکان ارتباط دو دبیرخانه و ارسال نامه از یک دبیرخانه به دبیرخانه دیگر حتی در فواصل زیاد
  • تهیه نسخه پشتیبان(Backup )
  • اضافه شدن گروه کاری